Avant de proposer un créneau, l'agent compare le nom du demandeur, celui de la partie adverse et ceux des autres parties à la liste des clients, des anciens clients et des parties adverses du cabinet. Au moindre rapprochement, il ne réserve rien, ne dit rien d'un autre client et transmet la demande à une personne désignée par le cabinet.
Les noms que l'agent compare
L'agent demande trois choses avant tout créneau : le nom du demandeur, celui de la partie adverse et ceux des autres personnes concernées (employeur, associé, conjoint, cocontractant). Pour une société, il prend la dénomination et, si le demandeur le connaît, le numéro SIREN. Il ne demande pas les faits.
Il compare ces noms aux clients actuels, aux anciens clients et aux parties adverses déjà enregistrées. L'article 4.1 du RIN interdit d'accepter l'affaire d'un nouveau client « si le secret des informations données par un ancien client risque d'être violé » : les dossiers clos entrent donc dans la comparaison.
La comparaison porte sur tout le cabinet. Le même article applique ces règles à la structure d'exercice « dans son (leur) ensemble et à tous ses (leurs) membres », ainsi qu'aux dossiers personnels des collaborateurs. Si ces dossiers personnels sont tenus hors de la base du cabinet, il faut les y ajouter, sans quoi le contrôle a un angle mort.
Les noms sont normalisés avant la comparaison : accents, majuscules, formes sociales (SAS, SARL), ordre du prénom et du nom. L'agent cherche une ressemblance et n'exige pas l'égalité exacte.
Sur les homonymes, la règle est asymétrique : l'agent signale toute ressemblance (« SAS Batiplus » et « Batiplus Construction »), une personne écarte les faux positifs. Un faux positif coûte un e-mail à l'assistante, un conflit manqué peut coûter le dossier.
Dans quel logiciel, et comment
Le contrôle interroge la base clients et dossiers du cabinet. Un cabinet qui saisit ses parties adverses dans un champ dédié peut les interroger. Un cabinet qui les note dans des commentaires libres n'a pas de base exploitable, et il faut le dire avant de lancer le projet.
Sous Secib, le connecteur publié dans la documentation de Microsoft n'a aucune action de recherche par nom. Son action « Retrieving view's data » renvoie le contenu d'une vue désignée par son nom. Le cabinet crée une vue qui liste les parties de chaque dossier, l'agent la lit et fait la comparaison de son côté. C'est notre lecture de la documentation, à valider avec l'éditeur.
Ce montage fait passer toute la liste des clients par l'agent. L'article 2.3 du RIN impose à l'avocat de faire respecter le secret « par toute personne qui coopère avec lui dans son activité professionnelle », et il répond des violations. Nous comptons le prestataire de l'agent parmi ces personnes : la liste reste dans un hébergement que le cabinet contrôle, sous un contrat qui le prévoit.
Sous Kleos, le module API vendu par Wolters Kluwer est la seule voie documentée. Demandez par écrit s'il permet une recherche par nom sur les clients et les parties adverses avant de compter dessus.
Diapaz décrit, dans son module KYC, le classement du rôle de chaque client et contact dans chaque dossier, et une visualisation des conflits potentiels « en un coup d'œil ». Le site ne mentionne pas d'API : l'agent recueille les noms, une personne fait le contrôle dans Diapaz, et l'agent ne propose le créneau qu'après son feu vert. Le schéma est le même avec Jarvis Legal.
Sans API, un export régulier de la liste des clients et des parties vers un tableau que l'agent lit suffit. Un dossier ouvert depuis le dernier export n'y figure pas : l'avocat refait le contrôle à l'ouverture du dossier, dernière étape du schéma de la section 01.
Quand le contrôle trouve une correspondance
L'agent s'arrête. Il ne propose aucun créneau, ne réserve rien et n'envoie aucun lien de paiement. La demande part par la messagerie interne à la personne que le cabinet a désignée pour les conflits, avec un suppléant pour ses absences.
Cette personne reçoit les noms saisis, l'entrée de la base qui leur ressemble, la référence du dossier concerné et le canal d'origine. Le demandeur n'est jamais en copie de ce message.
Au demandeur, l'agent répond qu'un membre du cabinet va reprendre sa demande et revenir vers lui. C'est la phrase qu'il emploie aussi pour une urgence, une question d'honoraires ou un domaine que le cabinet ne traite pas. Une réponse propre aux conflits trahirait la correspondance par sa seule formulation.
La suite appartient à l'avocat : écarter un faux positif, recueillir l'accord des parties dans les cas où l'article 4.1 l'admet, ou décliner. Le refus éventuel et sa formulation relèvent de lui. En cas de doute sur la conduite à tenir, il consulte son bâtonnier.
Ce que l'agent ne dit jamais
Il ne dit pas qu'un nom a été trouvé, ni que la partie adverse est ou a été cliente du cabinet, ni quel avocat la suit, ni pourquoi la demande passe à une personne. Il ne cite aucun autre dossier, même pour rassurer. Répondre « nous représentons déjà cette société » révélerait le nom d'un client.
Il peut annoncer à tout demandeur, avant le résultat, que le cabinet vérifie l'absence de conflit d'intérêts avant chaque premier rendez-vous. Dite à tous, cette phrase n'apprend rien sur personne.
La règle s'appuie sur le RIN. Son article 2.2 range « le nom des clients et l'agenda de l'avocat » dans le secret professionnel. L'article 66-5 de la loi du 31 décembre 1971, qui fonde le secret, vise les consultations, les correspondances, les notes d'entretien et les pièces du dossier, sans citer le nom des clients : c'est le RIN qui l'ajoute.
Aucun des deux textes ne traite du refus pour conflit. Annoncer un conflit à quelqu'un qui vient de nommer son adversaire lui apprend pourtant que cet adversaire est client du cabinet, ou l'a été. Nous en tirons la règle : rien dans la réponse ne doit permettre ce raisonnement. C'est notre lecture des textes, et les règles du cabinet comme le bâtonnier ont le dernier mot.
Ce que l'agent enregistre
Chaque contrôle laisse une ligne dans un journal : date et heure, canal, noms tels que reçus et noms normalisés, source interrogée et date de sa dernière mise à jour, résultat.
Pour une correspondance possible, la ligne ajoute la référence de l'entrée qui ressemble, la personne prévenue et l'heure de l'envoi. La décision prise ensuite est saisie par cette personne ; l'agent n'en écrit aucune.
Le journal ne contient ni les faits, que l'agent n'a pas demandés, ni de copie de la liste des clients. Il reste dans l'environnement du cabinet, ouvert aux seules personnes chargées des conflits, et le cabinet fixe sa durée de conservation au titre du RGPD.
Le RIN n'exige en toutes lettres des « procédures adéquates d'identification et de gestion des conflits d'intérêts » que des membres d'un réseau pluridisciplinaire (article 16.4). Pour les autres cabinets, ce journal est une précaution que nous recommandons : il montre quel contrôle a précédé chaque rendez-vous.
Cette section décrit un fonctionnement technique et ne vaut pas avis déontologique. Le cadre général du secret face aux outils d'IA, avec le guide du CNB et la charte du barreau de Paris, est dans notre guide sur le secret professionnel de l'avocat et l'IA.
