Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 fixe la liste fermée des pièces qu'un bailleur ou une agence peut demander à un candidat :
- une pièce d'identité ;
- un justificatif de domicile ;
- un ou plusieurs justificatifs d'activité professionnelle ;
- un ou plusieurs justificatifs de ressources.
Tout document hors de cette liste est interdit, comme un relevé bancaire, une carte Vitale ou un extrait de casier judiciaire. L'article 22-2 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit une amende pouvant atteindre 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale. La CNIL précise qu'avant une visite, seuls l'identité, les coordonnées et les critères de recherche peuvent être collectés.
Son référentiel sur la gestion locative (2021) fixe les durées : les justificatifs de solvabilité d'un candidat non retenu ne restent que 3 mois en base active, et les pièces envoyées en trop doivent être supprimées ou rendues. En mai 2019, la CNIL a sanctionné l'administrateur de biens SERGIC de 400 000 € : des documents de candidats étaient accessibles en modifiant une adresse web, et les dossiers non retenus étaient conservés trop longtemps.
Pour une IA qui trie des dossiers : ignorer et supprimer toute pièce hors liste, purger les dossiers à l'échéance, et garder un humain dans la décision de refus pour éviter une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé (RGPD, article 22). Notre guide sécurité des agents IA détaille les garde-fous techniques.